เก็บในเทปบันทึกเสียง เครื่องบันทึกเทป
สามารถบันทึกข้อมูลเป็นเสียงต่าง ๆ ได้ เช่น เสียงพูด เสียงเพลง
เสียงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
การใช้เครื่องอัดเสียง (Tape Recorder)
เมื่อได้นัดหมายกับผู้ถูกสัมภาษณ์
ควรจะบอกล่วงหน้าว่าจะมีการอัดเสียง และทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มั่น
ใจว่า ข้อมูลที่ได้รับจะเป็นความลับอยู่ภายในโครงการ และจะทำลายทิ้งเมื่อสิ้นสุดโครงการ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์อนุญาตให้อัดเสียงก็ควรยอมรับและปฏิบัติตม การใช้เครื่องอัดเสียงมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดีในการใช้เครื่องอัดเทป
ใจว่า ข้อมูลที่ได้รับจะเป็นความลับอยู่ภายในโครงการ และจะทำลายทิ้งเมื่อสิ้นสุดโครงการ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์อนุญาตให้อัดเสียงก็ควรยอมรับและปฏิบัติตม การใช้เครื่องอัดเสียงมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดีในการใช้เครื่องอัดเทป
·
ความสมบูรณ์ถูกต้องในทุกคำพูด
·
ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีอิสระในการฟังและติดตามอย่างรวดเร็ว
·
สามารถสบสายตาซึ่งจะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความเป็นกันเอง
·
ทำให้ผู้อื่นที่อยู่ในกลุ่มทำงานวิเคราะห์ระบบได้ยินการสนทนาทุกขั้นตอนเมื่อนำมาฟังใหม่
ข้อเสียในการใช้เครื่องอัดเทป
·
ผู้ถูกสัมภาษณ์จะรู้สึกอึดอัดที่จะนอบเนื่องจากถูกบันทึก
·
ทำให้ผู้สัมภาษณ์ขาดความเอาใจใส่ในการฟัง
เนื่องจากคิดว่าจะมีการบันทึกเสียงแล้ว
·
บางครั้งเป็นการยากที่จะใช้ในการจับใจความสำคัญ
ในกรณีที่บันทึกเสียงนาน
·
เพิ่มค่าใช้จ่ายเนื่องจากมีการใช้เทปในการบันทึก
·
การใช้การจดบันทึก (Notetaking)
การเก็บภาพถ่าย โดยใช้กล้องถ่ายภาพ
สามารถเก็บภาพถ่ายและข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ไว้ใช้ในการค้นคว้า อ้างอิงต่าง ๆ
กล้องถ่ายภาพสามารถบันทึกเป็นแผ่นภาพ หรือเป็นภาพดิจิตอล นำไปเก็บในคอมพิวเตอร์ได้
กล้องถ่ายวีดิทัศน์
หรือวีดีโอ (Video) ซึ่งการการบันทึกนี้สามารถบันทึกภาพและเสียง
บันทึกภาพเหตุการณ์ ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ทันที และยังกำหนดเวลาในการถ่ายทำ การมีกล้องถ่ายภาพพกติดตัวไว้เราสามารถเก็บบันทึกภาพด้วยตนเองจะทำให้ได้ภาพที่ถูกใจ
ได้มุมกล้องที่ดี ได้บรรยากาศและอารมณ์ความรู้สึกที่ปรากฏอยู่ในภาพถ่าย ที่สำคัญคือสามารถบันทึกเหตุการณ์ได้อย่างทันท่วงที
เก็บเป็นแฟ้มเอกสาร เป็นวิธีการบันทึกข้อมูลลงบนแผ่นกระดาษ
แล้วรวบรวมใส่แฟ้มแบ่งเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ
การใช้การจดบันทึก (Notetaking)
การจดบันทึกอาจะเป็นวิธีเดียวที่สามารถยันทึกการสนทนาได้
ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อนุญาตให้บันทึก
เสียงด้วยเทป ซึ่งมีข้อดีข้อเสีย คือ
ข้อดีในการจดบันทึก
เสียงด้วยเทป ซึ่งมีข้อดีข้อเสีย คือ
ข้อดีในการจดบันทึก
·
ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความตื่นตัวในการจดบันทึก
·
ทำให้สามารถย้ำในหัวข้อคำถามที่สำคัญ
ๆ
·
ช่วยให้การสัมภาษณ์นั้นมีแนวโน้มไปตามต้องการ
·
แสดงให้เห็นว่าผู้สัมภาษณ์มีความสนใจผู้ถูกสัมภาษณ์
ข้อเสียในการจดบันทึก
·
การสร้างความเป็นกันเองจะเป็นไปได้ยาก
เราะว่าโอกาสที่จะสบตากันเป็นไปได้น้อยมาก
·
จะขาดลักษณะของกานสนทนา
พูดคุยกัน
·
ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์
ขาดความต่อเนื่องในการตอบ เพราะต้องรอผู้สัมภาษณ์จดบันทึกให้เสร็จก่อน
·
ทำให้การคิดตาม หรือความรู้สึกต่าง ๆ
ของผู้สัมภาษณ์ไม่ค่อยสอดคล้องผู้สัมภาษณ์
ในกรณีที่ผู้ให้สัมภาษณ์ไม่ให้ความร่วมมือ
เราควรยุติการสัมภาษณ์ ถ้าพยายามจะดำเนินการสมภาษณ์
ต่อไป จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ สิ่งที่ไม่ควรทำก็คือการบอกผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพราะสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการ คือ ความร่วมมือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง จึงควรพยายามนัดครั้งที่สองเพราะผู้ให้สัมภาษณ์อาจจะมีอารมณ์ไม่ดีในวันนั้นถ้าวันที่สองยังเหมือนเดิมก็ควรจะเปลี่ยนแหล่งข้อมูลใหม่ได้แล้ว
เมื่อจบการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบควรจะสรุปข้อมูลด้วยปากเปล่าให้ผู้ให้สัมภาษณ์ฟัง รวมทั้งประเด็นสำคัญต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเช้าใจผิดเกิดขึ้น และบอกผู้ให้สัมภาษณ์ได้ทราบว่าจะส่งรายงานสรุปการสัมภาษณ์มาให้ภายหลัง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง และท้ายที่สุดอย่าลืมขอบคุณผู้ให้สัมภาษณ์ที่ได้สละเวลาอันมีค่าของเขาในหารให้สัมภาษณ์ครั้งนี้
นักวิเคราะห์ต้องนำข้อมูลที่สัมภาษณ์มาถอดคำพูดคำต่อคำ และควรส่งสำเนาสรุปการสัมภาษณ์พร้อมด้วยจดหมายขอบคุณไปให้ผู้ที่เราสัมภาษณ์เพื่อให้เขาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งถ้ายงมีสิ่งที่ขาดตกบกพร่องหรือได้ข้อมูลไม่เพียงพอ จะทราบได้ทันทีจากสรุปรายงานนี้ ซึ่งอาจจะส่งใบนัดเพื่อขอสัมภาษณ์อีกครั้งหนึ่งก็ได้
ขั้นสุดท้ายของการสัมภาษณ์ คือ การวิเคราะห์ข้อมูลทีเราได้มาทั้งหมด แล้ววิเคราะห์ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องมากน้อยเพียงใด มีข้อมูลที่ลำเอียงหรือไม่ ซึ่งปกติแล้วกิจการธุรกิจทุก ๆ แห่งมักจะมี “สิ่งเคลือบแฝง”อยู่ให้สัมภาษณ์บางคนอาจจะให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่มีประสบการณ์อาจจะถูกหลอกได้ สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะทำก็คือ ดึงข้อมูลที่ถูกต้องออกจากการสัมภาษณ์นั้น ๆหรือจากแหล่งอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบข้อมูลที่ถูกต้องหลาย ๆ แหล่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขั้น ผลการวิเคราะห์ควรจะเก็บเป็นความลับเพราะคงไม่มีลูกค้าคนไหนพอใจที่จะถูกเปิดเผยบางสิ่งบางอย่างออกมา
หลักการสัมภาษณ์ทั้งหมดนี้สามารถใช้กับทุก ๆ คนในโครงการที่เกี่ยวข้องเหมือนกันหมดไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานจัดของในคลัง ทุกคนควรจะได้รับการปฏิบัติเหมือนกันหมด
ต่อไป จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ สิ่งที่ไม่ควรทำก็คือการบอกผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพราะสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการ คือ ความร่วมมือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง จึงควรพยายามนัดครั้งที่สองเพราะผู้ให้สัมภาษณ์อาจจะมีอารมณ์ไม่ดีในวันนั้นถ้าวันที่สองยังเหมือนเดิมก็ควรจะเปลี่ยนแหล่งข้อมูลใหม่ได้แล้ว
เมื่อจบการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบควรจะสรุปข้อมูลด้วยปากเปล่าให้ผู้ให้สัมภาษณ์ฟัง รวมทั้งประเด็นสำคัญต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเช้าใจผิดเกิดขึ้น และบอกผู้ให้สัมภาษณ์ได้ทราบว่าจะส่งรายงานสรุปการสัมภาษณ์มาให้ภายหลัง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง และท้ายที่สุดอย่าลืมขอบคุณผู้ให้สัมภาษณ์ที่ได้สละเวลาอันมีค่าของเขาในหารให้สัมภาษณ์ครั้งนี้
นักวิเคราะห์ต้องนำข้อมูลที่สัมภาษณ์มาถอดคำพูดคำต่อคำ และควรส่งสำเนาสรุปการสัมภาษณ์พร้อมด้วยจดหมายขอบคุณไปให้ผู้ที่เราสัมภาษณ์เพื่อให้เขาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งถ้ายงมีสิ่งที่ขาดตกบกพร่องหรือได้ข้อมูลไม่เพียงพอ จะทราบได้ทันทีจากสรุปรายงานนี้ ซึ่งอาจจะส่งใบนัดเพื่อขอสัมภาษณ์อีกครั้งหนึ่งก็ได้
ขั้นสุดท้ายของการสัมภาษณ์ คือ การวิเคราะห์ข้อมูลทีเราได้มาทั้งหมด แล้ววิเคราะห์ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องมากน้อยเพียงใด มีข้อมูลที่ลำเอียงหรือไม่ ซึ่งปกติแล้วกิจการธุรกิจทุก ๆ แห่งมักจะมี “สิ่งเคลือบแฝง”อยู่ให้สัมภาษณ์บางคนอาจจะให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่มีประสบการณ์อาจจะถูกหลอกได้ สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะทำก็คือ ดึงข้อมูลที่ถูกต้องออกจากการสัมภาษณ์นั้น ๆหรือจากแหล่งอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบข้อมูลที่ถูกต้องหลาย ๆ แหล่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขั้น ผลการวิเคราะห์ควรจะเก็บเป็นความลับเพราะคงไม่มีลูกค้าคนไหนพอใจที่จะถูกเปิดเผยบางสิ่งบางอย่างออกมา
หลักการสัมภาษณ์ทั้งหมดนี้สามารถใช้กับทุก ๆ คนในโครงการที่เกี่ยวข้องเหมือนกันหมดไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานจัดของในคลัง ทุกคนควรจะได้รับการปฏิบัติเหมือนกันหมด
พึ่งจะรู้นะเนี๊ย
ตอบลบ